چه در یک کسب و کار کوچک، متوسط یا بزرگ فعالیت کنید، نقش حسابدار، کنترلر مالی یا مدیر مالی (CFO) برای موفقیت شرکت بسیار حیاتی است.
اگر در یکی از این موقعیتها هستید، شما اغلب بهعنوان فرد مورد اعتماد مدیرعامل یا مالک کسب و کار شناخته میشوید. تصمیمات مهم معمولاً با مشورت شما گرفته میشود، بنابراین باید پیشقدم باشید و قبل از درخواست، اطلاعات و مشاوره لازم را ارائه دهید.
در اینجا به پنج حوزه کلیدی اشاره میکنیم که حسابداری میتواند ارزش بالایی برای هر کسب و کاری ایجاد کند:
۱. ارائه اطلاعات مالی بهموقع
اگر مدیرعامل از نظر مالی آگاه باشد، احتمالاً گزارشهای مالی و مدیریتی را بلافاصله پس از پایان ماه درخواست میکند. اما بسیاری از مدیران عامل، بهویژه در کسب و کارهای کوچک، در زمینههای دیگر مهارت دارند و ممکن است به دلیل ناآشنایی با امور مالی، این گزارشها را نادیده بگیرند.
بهعنوان حسابدار، ضروری است که مدیرعامل را تشویق کنید تا هر ماه زمانی را برای بررسی گزارشهای مالی و پرسیدن سؤالات اختصاص دهد. یک جلسه ماهانه را ظرف یک هفته پس از پایان ماه تنظیم کنید و گزارشها را به شیوهای ارائه دهید که مدیرعامل بهراحتی درک کند. از نمودارها و گرافها برای نشان دادن روندها و مقایسه عملکرد واقعی با بودجه استفاده کنید و مفاهیم را به زبان ساده توضیح دهید. آمادگی داشته باشید تا در صورت نیاز، جزئیات بیشتری ارائه کنید.
۲. گزارش شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI)
صورت سود و زیان و ترازنامه اهمیت بالایی دارند، اما شما میتوانید یک گام مهمتر بردارید و با همکاری مدیرعامل، شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) کسب و کار را شناسایی کرده و سیستمی برای اندازهگیری و پایش منظم آنها اجرا کنید.
اصطلاح KPI در بسیاری از محیطهای کسب و کاری به کار میرود، اما افراد زیادی بدون درک واقعی مفهوم آن، صرفاً تأییدش میکنند. در حقیقت، هر کسب و کاری چند فاکتور حیاتی موفقیت دارد که باید بهدرستی مدیریت شوند.
پس از شناسایی این عوامل، روشهایی برای اندازهگیری آنها تعیین کنید. معیارهایی که انتخاب میکنید همان شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) خواهند بود. بین ۵ تا ۸ KPI مهم را مشخص کرده و آنها را در گزارشهای مدیریتی ماهانه بگنجانید.
علاوه بر این، اگر یکی دو شاخص وجود دارند که برای موفقیت کسب و کار بسیار حیاتی هستند و باید روزانه پایش شوند تا مشخص شود که روند کسب و کار در مسیر درستی قرار دارد یا خیر، گزارشهای منظمتری برای این شاخصها تنظیم کنید.
۳. تفاوت نقدینگی و سود
بسیاری از مدیران کسب و کار تفاوت بین سود و نقدینگی را بهدرستی درک نمیکنند. اگر در گزارش مالی سود نشان داده شود، ممکن است تصور کنند همهچیز عالی است و بدون در نظر گرفتن تأثیر بر جریان نقدینگی، هزینههای جدیدی را تصویب کنند.
برای مثال:
- اگر مشتریان دیرتر پرداخت کنند، ممکن است تیم فروش برای جذب مشتری بیشتر، شرایط پرداخت را انعطافپذیرتر کرده باشد.
- در کسب و کارهای کوچک، ممکن است صاحبان شرکت برداشتهای شخصی زیادی داشته باشند که در صورت سود و زیان (P&L) منعکس نمیشود.
- ممکن است هزینههای سرمایهای بالایی انجام شود که نقدینگی را تحت فشار قرار دهد، اما در P&L ظاهر نشود.
بهعنوان مدیر مالی یا حسابدار، توضیح تفاوت سود و نقدینگی ضروری است. همیشه یک پیشبینی کوتاه مدت جریان نقدی آماده داشته باشید و آن را در جلسات ماهانه ارائه دهید. قبل از اجرای پروژههای جدید، بحثی جدی در مورد تأثیر آنها بر نقدینگی داشته باشید. نقدینگی، پادشاه است، و وظیفه شما حفظ آن است.
۴. دادههای مشتریان
آیا تا به حال در حرفه خود این جمله را شنیدهاید؟ “باید هزینههای بازاریابی را افزایش دهیم—به مشتریان بیشتری نیاز داریم!” این یک واکنش طبیعی به کاهش فروش است، اما آیا همیشه بهترین راهحل است؟
اگر بتوانید دادههای دقیقی به مدیرعامل ارائه دهید، ممکن است نتیجه متفاوتی بگیرید. مثلا، اگر تحلیلهای مالی نشان دهد که نرخ جذب مشتریان جدید در حال افزایش است، اما میزان ریزش مشتریان نیز بالاست، مشکل اصلی در حفظ مشتریان است، نه جذب مشتریان جدید.
در چنین شرایطی، ممکن است بهتر باشد به جای افزایش هزینههای بازاریابی، روی بهبود رضایت مشتری و کاهش نرخ ریزش تمرکز کنید. حسابداری با تحلیل دادههای فروش و مشتری میتواند نقشی کلیدی در هدایت منابع مالی به سمت استراتژیهای مؤثرتر داشته باشد.
۵. ایجاد دیدگاه واقعگرایانه
بهعنوان یک حسابدار یا مدیر مالی، شما درک دقیقی از اعداد و دادهها دارید، در حالی که مدیرعامل یا مالک کسب و کار ممکن است بیشتر بر روی تصویر کلی متمرکز باشد. این موضوع بهویژه در شرکتهای کوچک که مدیران اغلب رویکرد کارآفرینانه دارند و بر اساس احساسات و شهود تصمیم میگیرند، اهمیت دارد.
شما میتوانید نقش وجدان مالی کسب و کار را داشته باشید:
- همه چیز را چندینبار بررسی کنید تا از صحت تصمیمات اطمینان حاصل شود.
- دیدگاه محتاطانه و منطقی را در کنار رویکرد جسورانه مدیرعامل ارائه دهید.
- برای ایدههای جدید، سناریوهای بدبینانه را نیز در نظر بگیرید.
- مدیرعامل را تشویق کنید که یک پلن جایگزین (Plan B) داشته باشد.
- محدودیتهایی برای بودجه پروژههای جدید تعیین کنید تا در صورت شکست، خسارت حداقلی باشد.
همچنین، گزارشهای واقعبینانه و بهموقع ارائه دهید، چراکه مدیران از غافلگیریهای مالی متنفرند و انتظار دارند شما همیشه چند قدم جلوتر باشید. در شرکتهای بزرگ، نقش مدیر مالی (CFO) متعادلسازی بین نیازهای مدیرعامل و هیئت مدیره است. اگر بتوانید صدای منطق و تعادل در تصمیم گیریهای مالی باشید، ارزش شما برای شرکت بسیار بالا خواهد رفت.