یک واقعیت جالب: ۹۶٪ افراد در کمتر از یک ساعت پس از بیدار شدن، تلفن همراه خود را چک می‌کنند (و ۶۱٪ حتی در پنج دقیقه اول این کار را انجام می‌دهند).
اگرچه ممکن است بی‌ضرر به نظر برسد، اما چک کردن تلفن در اولین لحظات پس از بیدار شدن می‌تواند روزی واکنشی برای ما ایجاد کند.
به آن فکر کنید. اگر اولین کاری که بعد از بیدار شدن انجام می‌دهید، باز کردن ایمیل، خواندن پیام‌ها یا گوش دادن به پیام‌های صوتی باشد، در واقع خودتان را در اولویت دوم قرار می‌دهید. خواه اخبار خوب، بد، یا بی‌خبر، شما اجازه می‌دهید دیگران حال و هوای روزتان را تعیین کنند. بیشتر ما این کار را انجام می‌دهیم و به‌طور اجتناب‌ناپذیر بر بهره‌وری‌مان تأثیر می‌گذارد.
من بیشتر وقتم را به فکر کردن در مورد همین موضوع می‌گذرانم: چطور می‌توانیم به روش‌هایی که قابل مدیریت و لذت‌بخش باشد، بهره‌ورتر باشیم. در سه سال گذشته، با افرادی در زمینه‌های مختلف — از نشر و سرگرمی تا دنیای شرکتی — مصاحبه کرده‌ام تا بفهمم چطور می‌توانیم روزهایمان را به‌طور فعالانه سازماندهی کنیم تا بهره‌وری بیشتری داشته باشیم.
از این گفتگوها بارها شنیده‌ام که نباید اجازه داد اولویت‌های دیگران مسیر روزمان را تعیین کنند. بلکه باید به‌طور هدفمند درباره نحوه بیدار شدن، سازماندهی زمان و تنظیم کارها تصمیم بگیریم.
در ادامه چهار نکته از افراد بسیار بهره‌ور آورده‌ام که به من الهام بخشیده‌اند و امیدوارم برای شما هم مفید باشد.
کارهای مهم خود را با ریتم طبیعی بدنتان هماهنگ کنید
کرونوتایپ (Chronotype) در واقع همان “ساعت زیستی” بدن شماست. این مفهوم به چرخه طبیعی خواب و بیداری ۲۴ ساعته‌ای که همه ما تجربه می‌کنیم، اشاره دارد. هر فردی کرونوتایپ منحصربه‌فردی دارد که بر سطح انرژی او در طول روز تأثیر می‌گذارد.
حدود ۱۰٪ از افراد، “سحرخیزان” کلاسیک هستند که بیشترین انرژی را در صبح دارند. در مقابل، ۲۰٪ افراد “شب‌زنده‌دار” هستند که بهترین عملکرد را در شب دارند. بیشتر افراد در میانه این طیف قرار می‌گیرند و معمولاً اوج هوشیاری خود را قبل از ظهر تجربه می‌کنند، بعد از ناهار دچار افت انرژی می‌شوند و دوباره در اواخر بعدازظهر یک موج انرژی جدید دریافت می‌کنند.
دن پینک، نویسنده‌ی When: The Scientific Secrets of Perfect Timing، می‌گوید که هماهنگ کردن وظایف روزانه با کرونوتایپ شخصی، بهره‌وری را افزایش می‌دهد. او می‌گوید:
“روزهایی که قصد نوشتن دارم، این کار را صبح‌ها که بیشترین تمرکز را دارم انجام می‌دهم. برای خودم یک حداقل تعداد کلمه تعیین می‌کنم و تا زمانی که به آن نرسم، هیچ کار دیگری انجام نمی‌دهم. تلفنم را به دفترم نمی‌برم و ایمیل‌هایم را باز نمی‌کنم. پس از رسیدن به هدفم، می‌توانم به سراغ سایر کارها بروم.”
او در ساعات افت انرژی، کارهای سبک‌تری مانند پاسخ به ایمیل‌ها و مرتب‌سازی اسناد را انجام می‌دهد. سپس، زمانی که بعدازظهر دوباره انرژی می‌گیرد، به انجام کارهایی می‌پردازد که نیاز به تمرکز بالا ندارند، مانند مصاحبه‌ها و جلسات. این برنامه‌ریزی به او کمک کرد که تنها کتابی را که به موقع تحویل ناشر داده، همین کتاب باشد.
🔹 نکته کاربردی:
برای برنامه‌ریزی بهتر روز کاری، ابتدا کرونوتایپ خود را بشناسید و وظایفی که نیاز به تمرکز بالا دارند را در ساعات اوج انرژی خود انجام دهید.
روز خود را از شب قبل برنامه‌ریزی کنید
یک روز پربازده به‌طور تصادفی اتفاق نمی‌افتد؛ بلکه نیاز به برنامه‌ریزی دارد. وقتی کارهایی را که باید انجام دهیم، همراه با زمان و مکان انجام آن‌ها یادداشت می‌کنیم، احتمال بیشتری وجود دارد که به اهداف خود برسیم.
لورا می مارتین، مشاور بهره‌وری اجرایی در گوگل، می‌گوید که شب قبل، برنامه روز بعد را می‌نویسد. او برای شروع، سه اولویت اصلی خود را در یک قالب به نام برنامه روزانه ثبت می‌کند. او توضیح می‌دهد:
“زیر اولین اولویت نوشته شده است: ‘تا زمانی که این کار به پایان نرسد، بقیه چیزها فقط یک حواس‌پرتی هستند.’ این یعنی من باید قبل از هر چیز، مهم‌ترین کارم را تمام کنم.”
او سپس روز خود را به‌صورت ساعتی برنامه‌ریزی می‌کند. حتی نوشتن اینکه بین ساعت ۷ تا ۸ صبح ورزش خواهد کرد، باعث می‌شود احتمال انجام آن بیشتر شود. همچنین، او از تکنیکی به نام کارهای کوچک بین جلسات استفاده می‌کند که شامل وظایف کوتاهی مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا تماس‌های تلفنی است.
🔹 نکته کاربردی:
کنترل روز خود را با برنامه‌ریزی دقیق به دست بگیرید. یک هفته از قالب برنامه روزانه مارتین استفاده کنید. بهترین زمان برای تکمیل آن، پایان روز کاری است تا کارهای فردا را با ذهنی تازه مشخص کنید.
برای انواع مختلف کار، رفتار های متفاوتی ایجاد کنید
انتخاب آگاهانه محل کار، یکی از راه‌های ایجاد ساختار در روز شماست. کال نیوپورت، استاد دانشگاه جورج‌تاون و نویسنده کتاب کار عمیق، پیشنهاد می‌کند که مکان‌های مختلف را به وظایف خاصی اختصاص دهید.
او می‌گوید:
“وقتی روی یک مسئله پیچیده علوم کامپیوتر کار می‌کنم، معمولاً از مسیرهای پیاده‌روی مختلف در شهرم برای فکر کردن استفاده می‌کنم.”
اما هنگام نوشتن، روش کاملاً متفاوتی دارد:
“در خانه‌ام یک میز مخصوص طراحی کرده‌ام که شبیه میزهای کتابخانه دانشگاهی است که در دوران کارشناسی از آن استفاده می‌کردم. چراغ‌های برنجی کنار قفسه‌های چوبی تیره قرار دارند. وقتی در این فضا می‌نویسم، نور روشنی روی میز می‌تابد و تنها من و کامپیوترم هستیم.”
دسته‌بندی کارهای اصلی خود را مشخص کنید و آیین‌هایی برای آن‌ها ایجاد کنید. این آیین‌ها می‌توانند شامل محل انجام کار یا زمان مشخصی از روز باشند. مثلاً ممکن است ترجیح دهید ایمیل‌های خود را در فضای باز و هنگام نوشیدن قهوه بررسی کنید، یا تماس‌های ویدیویی را در یک محیط ساکت بگیرید.
🔹 نکته کاربردی:
حداقل دو هفته این آیین‌ها را تمرین کنید. ذهن شما به تدریج محیط فیزیکی و زمان خاصی از روز را با نوع خاصی از کار مرتبط خواهد کرد و تمرکز شما افزایش خواهد یافت.
از پر کردن ۱۰۰٪ زمان خود بپرهیزید
بسیاری تصور می‌کنند که افراد بسیار موفق تمام روز خود را به‌طور کامل برنامه‌ریزی کرده‌اند، اما حقیقت دقیقاً برعکس است.
دارن مورف، مدیر کار از راه دور در GitLab (بزرگ‌ترین شرکت کاملاً ریموت جهان)، معتقد است که پر بودن ۱۰۰٪ زمان کاری، یک ریسک بزرگ است:
“اگر تمام روز خود را با جلسات پر کنید، هیچ فضایی برای اتفاقات غیرمنتظره زندگی باقی نمی‌ماند. اگر کودک شما پایش را بزند و فقط هشت دقیقه نیاز به توجه شما داشته باشد، این می‌تواند تأثیر منفی شدیدی بر سلامت روانی شما و برنامه دیگران داشته باشد.”
وقتی هیچ زمان آزادی در تقویم کاری خود ندارید، فرصت‌هایی برای مکالمات الهام‌بخش یا لحظات خلاقانه از دست می‌دهید.
🔹 نکته کاربردی:
برنامه‌ریزی فشرده، توهم بهره‌وری ایجاد می‌کند. اگر تقویم شما کاملاً پر به نظر می‌رسد، عمداً زمان‌هایی را خالی بگذارید. این زمان‌ها را می‌توان برای انجام کارهای غیرمنتظره، ایده‌پردازی، یا حتی استراحت استفاده کرد.
بهره‌وری به تعداد ساعاتی که کار می‌کنید یا تعداد کارهایی که انجام می‌دهید وابسته نیست. مهم این است که با هدف و تمرکز بالا کار کنید. با استفاده از این نکات، روز خود را به‌صورت مؤثر مدیریت کنید و اجازه ندهید که بهره‌وری شما تصادفی باشد.
نوشته‌ی آمانتا ایمبر، HBR
