شش مورد از اشتباهات حسابداری

هیچ انسانی از خطا و اشتباه مصون نیست؛ البته این موضوع شامل حسابداران هم می‌شود. با این تفاوت که اشتباهات حسابداری نتایج زیانباری را به دنبال خواهند داشت. همه ما به‌خوبی می‌دانیم وقت گذاشتن برای جبران یک اشتباه به زمان بیشتری در مقایسه با یادگیری به صورت دقیق نیاز دارد. حتی جالب است بدانید که اصلاح اشتباه خود در ابتدای کار ساده‌تر اصلاح آن در ادامه مسیر است.

به دنبال پیشگیری از بروز خطاهای احتمالی هستید؟ ما 6 اشتباه رایج حسابداران را گرد هم آورده‌ایم و راهکارهای پیشگیری از بروز آنها را نیز بیان خواهیم کرد. در آشنایی با چنین اشتباهاتی نه‌تنها در وقت و هزینه خود صرفه‌جویی خواهید کرد، بلکه موفق به جلب اعتماد کارفرما نیز خواهید شد. بنابراین اگر به دنبال پیشگیری پیش از درمان هستید، مقاله پیش‌رو را از دست ندهید!

پیشگیری از وقوع فجایع مالی با دانستن اشتباهات حسابداری

برخی از اشتباهات در حوزه حسابداری جزئی و بی‌تاثیر تلقی می‌شوند، اما در مقابل برخی از اشتباهات به نوعی غیرقابل بخشش هستند. ضعف در عملکرد حسابداری دیر یا زود کسب‌و‌کارها را به سوی ورشکستی می‌کشاند. به همین خاطر ما قصد داریم نکاتی ساده و در عین حال مهم را برای شما شرح دهیم.

سود همیشه به معنای جریان نقدی نیست!

کسب‌و‌کارهای متعددی وجود دارند که جریان پول نقد را با سود لحظه‌ای اشتباه می‌گیرند. اجازه دهید این موضوع را به ذکر یک مثال ساده بیشتر توضیح دهیم. فرض کنید که تجارت شما قرارداد معامله‌ای به مبلغ 50 میلیون تومان را بسته است. از این مبلغ 20 میلیون تومان صرف هزینه‌های کار و مواد اولیه می‌شود و 30 میلیون تومان را می‌توان به عنوان سود در نظر گرفت.

اما یک نکته در اینجا نادیده گرفته شده است؛ مبلغ این قرارداد ظرف 3 ماه دیگر پرداخت می‌شود و طی این سه ماه کسب‌و‌کار شما مجبور به پرداخت هزینه‌ای معادل 20 میلیون تومان است.

اگرچه وارد کردن سود هر معامله در دفاتر حسابداری وسوسه‌ انگیز به نظر می‌رسد، اما از نظر اصول حسابداری این یک اشتباه بزرگ است. چنانچه قصد دارید تصویری روشن از تجارت خود ارائه دهید، نباید با بالا نشان دادن سود اعتبار خود را به خطر بیندازید.

جدی نگرفتن دفترداری اشتباه محض است!

کلید موفقیت حسابداری هر کسب‌و‌کاری ثبت داده‌های مالی در لحظه است. فرقی نمی‌کند که معامله‌ای کوچک یا بزرگ بسته شده باشد یا شاهد پرداخت‌های جزئی یا کلان باشید، ثبت همه موارد الزامی است.

از شرکت‌های کوچک گرفته تا تجارت بزرگ و بی‌رقیب همه به دفترداری و حفظ گزارش‌ها نیاز دارند. با ثبت گزارش‌ها و سوابق مالی بررسی عملکرد هر تجارتی امکان‌پذیر خواهد بود؛ بدین ترتیب تجارت‌ها این امکان را دارند که نقاط قوت ضعف خود را کشف کنند.

با دسته‌بندی انواع دارایی‌ها، اعتبار و بدهی‌ها این امکان وجود دارد که کنترل امور مالی کسب‌وکار خود را در دست بگیرید و از اشتباهات حسابداری جلوگیری کنید. بنابراین اگر به دنبال امنیت مالی هستید، از ثبت جزئی‌ترین گزارش‌ها غافل نشوید!

به عهده گرفتن همه مسئولیت‌های حسابداری

آیا صاحب کسب‌و‌کاری کوچک و نوپا هستید و حسابداری آن را نیز خود برعهده گرفته‌اید؟ انجام همه امور حسابداری به خصوص برای مشاغل نوپا به دلیل صرفه‌جویی در هزینه‌ها وسوسه‌انگیز به نظر می‌رسد. در چنین مواقعی این نکته مهم را در نظر داشته باشید:

«صرف نظر کردن از هزینه‌های الزامی، هزینه‌های سنگین‌تری در آینده نه چندان دور برای کسب‌و‌کار شما به همراه خواهد داشت.»

صرفه‌جویی در هزینه‌ها ایده‌آل به نظر می‌رسد، اما باید در نظر داشته باشید حسابداری موضوعی نیست که بتوان آن را ساده انگاشت. بی‌شک با گذشت زمان کسب و کار شما با پیچیدگی‌هایی مواجه خواهد شد که حل آنها از عهده شما خارج است.

از ثبت تخصصی گزارش‌ها گرفته تا دریافت تخفیف‌های مالیاتی همه از مسئولیت‌های تخصصی یک حسابدار به شمار می‌روند که در کاهش هزینه‌های شما نقش مهمی ایفا می‌کنند. با قبول همه مسئولیت‌های حسابداری، مدیریت تجارت خود در هاله‌ای از ابهام قرار می‌گیرند و این موضوع به هیچ عنوان به نفع کسب و کار شما نخواهد بود.

عدم قائل شدن تفاوت میان کارمندان و پیمانکاران

اقدام به استخدام کارمند برای کسب‌و‌کار خود کرده‌اید یا با افرادی به صورت پیمانکاری کار می‌کنید؟ قراردادهایی که بین تجارت‌های مختلف بسته می‌شود، در رسیدگی به امور حسابداری نقش دارند.

به یاد داشته باشید بین کارمندان و پیمانکاران تفاوت‌های چشمگیری وجود دارد و این تفاوت‌ها باید در صورت حساب‌های مالی لحاظ شوند. درک این موضوع مانع از بروز اشتباهات حسابداری و ضررمالی شرکت‌ها خواهد شد.

عدم تطابق صورت‌حساب‌ها با حساب بانکی

زیر نظر داشتن حساب‌های بانکی از اهمیت بالایی برخوردار است. تطابق میان داده‌های حسابداری و موجودی بانکی هر کسب‌و‌کاری الزامی به نظر می‌رسد. این کار را به صورت ماهانه انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که حتی کوچک‌ترین هزینه‌ها را نیز ثبت خواهید کرد.

با بررسی این دو امکان ارزیابی وضعیت مالی شما امکان‌پذیر می‌شود. با ثبت تراکنش‌ها و فاکتورهای متعدد عملکرد خود را بسنجید و با کاستی‌های خود مواجه شوید. حسابداری کسب‌و‌کار شما زمانی دقیق و بی‌نقص است که کوچک‌ترین خطایی بین صورت حساب‌های مالی و حساب بانکی شما وجود نداشته باشد.

عدم تعیین بودجه مشخص برای هر پروژه

آیا شرکت شما بدون در‌نظر‌گرفتن مشخص برای هر پروژه دست به اقدام می‌زند؟ آغاز یک پروژه بدون داشتن تصوری از اینکه این پروژه ممکن است که چقدر برای شما هزینه بر باشد، خطایی بزرگ در کسب‌و‌کارهاست. عدم تامین بودجه نیز عملکرد شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد و بی‌شک موجب نارضایتی مشتری می‌شود.

امکان بروز خطا در چنین موقعیتی دور از ذهن نیست؛ بدون تعیین بودجه این امکان وجود دارد که تجارت شما برای پروژه‌ای که سود چندانی ندارد، هزینه‌های گزافی بپردازد. اما راهکار این مسئله چیست؟

همه کسب‌و‌کارها با گذشت زمان از بودجه مورد نیاز هر پروژه‌ای آگاه خواهند شد. با تعیین بودجه سوددهی هر پروژه و موفقیت کسب‌و‌کارها حتمی خواهد بود.

موفقیت کسب‌و‌کارها با عدم تکرار اشتباهات حسابداری

کار با اعداد و ارقام هیچگاه بدون خطا و اشتباه نخواهد بود، با این حال برخی از اشتباهات حسابداری خسارت‌های زیانباری برای مشاغل به دنبال خواهد داشت. ثبت همه داده‌های مالی یک ضرورت مهم در تجارت‌ها تلقی می‌شود. به‌طور کلی حسابداری نقش مهمی در موفقیت هر کسب‌و‌کاری غیرقابل انکار است. هر تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی به داده‌های دقیق حسابداری نیاز دارد.

با کاهش اشتباهات رایج در حسابداری دستیابی به اهداف سازمانی دیگر رویایی دست‌نیافتنی نیست.